Comment mettre en place un système de gestion des stocks just-in-time afin de minimiser les niveaux de stockage ?

Gestion des stocks et stratégie des achats sont étroitement liées. Elles influencent mutuellement les performances opérationnelles d'une entreprise.

La stratégie des achats est en effet concernée et impactée par la gestion des stocks, à commencer par les niveaux de stock et optimisation des coûts d'achat. Une bonne gestion des stocks permet de fait de minimiser les coûts liés aux surplus ou aux pénuries, les décisions d'achat devant s’appuyer sur les niveaux de stock actuels pour éviter l'immobilisation de capital inutile.

Une gestion efficace des niveaux de stock peut aussi influencer la stratégie d'achat afin de réaliser des économies d’échelles en commandant quantité suffisante sans engendrer de surplus. Il en est de même avec les fournisseurs, dont les bonnes relations reposent aussi sur une bonne gestion des stocks. À l’inverse, la fiabilité des fournisseurs et la bonne entente avec eux pour d’éventuelles renégociations de contrats mais aussi, dans certains cas, pour la livraison de pièces en urgence.

Enfin, la gestion de la chaîne d'approvisionnement permet d’identifier les risques de pénurie et de prévenir les risques de rupture pouvant impacter la production. À l’inverse, elle assure une meilleure visibilité sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, ce qui impacte les décisions d'achat. Une visibilité accrue permet d'identifier rapidement les problèmes et d’ajuster les commandes en conséquence. Mais une méthode existe et vient renforcer cette stratégie, le « Just in Time » (ou « juste à temps » en français).

Le « Juste à Temps » (ou méthode JIT) repose sur un réapprovisionnement synchronisé avec la production. La stratégie d'achat doit donc être flexible et capable de s'adapter rapidement aux changements liés à la gestion des stocks. En d’autres termes, le principe fondamental du JIT consiste à produire et de recevoir les biens uniquement lorsque cela est nécessaire dans le processus de production, et cela en quantités précises, afin d'éviter le surstock et de réduire les déchets.

Il existe d’autres moyens de mener une gestion des stocks JIT comme celui de minimiser les niveaux de stockage afin d’en réduire les coûts, d’améliorer la qualité dans le but de produire uniquement ce qui est nécessaire et d’éviter les excédents. Également, en matière de flexibilité, une démarche « just in time » permet de s'adapter rapidement et répondre aux demandes du marché ainsi qu’aux aléas de production. En termes d’efficacité aussi, optimiser le processus de production en éliminant les gaspillages et en augmentant la productivité.

Mais comment mettre en œuvre une telle démarche ?

Celle-ci nécessite plusieurs étapes :

• S’appuyer sur des prévisions de demande fiables afin de mieux planifier la production.
• Travailler avec des fournisseurs capables de livrer les pièces au bon moment et en bonne quantité, de collaborer étroitement avec eux ainsi que les distributeurs de manière à assurer une synchronisation des flux de matières.
• Adopter une culture d'amélioration continue dans le but d’identifier et d’éliminer les gaspillages.
• Mettre en place d’une politique de maintenance prévisionnelle ; cela permet, à l’aide de capteurs et de solutions IoT (Internet des objets) de mieux surveiller les machines et l’outil de production, d’anticiper les pannes et les moindre défaillances… et ainsi économiser des pièces de rechange.

L'implémentation d'une démarche Just in Time (JIT) dans le cadre d'une stratégie d'achat nécessite des solutions technologiques appropriées.

Ces systèmes permettent de suivre en temps réel les niveaux de stock ainsi que les mouvements de marchandises et d'automatiser les commandes de réapprovisionnement. Ils aident à maintenir des niveaux de stock minimaux tout en garantissant la disponibilité des pièces.

Ces solutions intègrent toutes les fonctions de l'entreprise, y compris la gestion des achats, des stocks, de la production et des ventes, et permettent une coordination fluide entre chaque département, chose essentielle pour une approche JIT.

Cet outil informatique davantage orientés « métier » fournit de précieuses informations quant à la planification des opérations de maintenance préventive (et donc des achats à prévoir à une période déterminée) mais aussi sur la fréquence des interventions et des pièces de rechange ou de l’outillage susceptible d’être sollicités à un instant T.

Il permet de remonter des données en temps réel de l’état de santé de l’outil de production et d’échanger avec l’ERP ou la GMAO de l’entreprise comme tout autre logiciel, en particulier appliqué aux Achats. Détecter une défaillance pouvant mener à une panne donne la possibilité au service maintenance de prévoir une intervention non urgente, laissant le temps au responsable Achats de commander la pièce à temps.

Cette prévision de la demande est une sorte de « Graal » à atteindre. Pour cela, des outils existent. Ceux-ci utilisent des algorithmes de données visant à prévoir avec précision la demande en matière de produits et de pièces ; l’entreprise est dès lors en mesure de planifier à la fois la production, la maintenance et les achats. De même, les systèmes de gestion des relations fournisseurs (SRM) jouent un rôle déterminant en aidant à gérer les relations avec les fournisseurs, à évaluer leur performance et à améliorer la communication afin de s’assurer de livraisons ponctuelles et fiables.

On ne peut pas évoquer la gestion des stocks de pièces ou de produits sans parler de traçabilité et les technologies qui y sont associées, à l’exemple de la RFID (identification par radiofréquence) ; celles-ci permettent de suivre les pièces tout au long de la chaîne d'approvisionnement et assurent les bonnes pièces arrivent au bon moment et au bon endroit, et surtout qu’elles sont ou non disponibles, et qu’elles se trouvent à tel ou tel endroit.

Il est important de tenir à jour l’historique d’utilisation de ces pièces, en particulier les pièces de rechange, l’outillage pour la production et la maintenance mais aussi les équipements de protection ou encore tout composant, système ou fournitures équipant le bâtiment, les bureaux et l’environnement de l’usine… dans le but surtout de s’assurer qu’elles sont en bon état de fonctionnement ou qu’elles ne soient pas obsolètes.

Il existe aussi des plateformes de collaboration en ligne qui donnent la possibilité aux équipes d'achats, de production, de maintenance et de logistique de travailler ensemble en temps réel. Cela facilite la synchronisation des commandes et des livraisons avec les besoins de production ou de maintenance. Enfin, l'utilisation croissant de l'IA pour analyser les données de vente, de production et de stock est en mesure d’améliorer la précision des prévisions et d’aider à identifier les tendances. Cela permet de mieux adapter les stratégies d’achat aux besoins réels, tout comme l’automatisation des processus de commande via des systèmes d'approvisionnement électronique (e-procurement). Cela consiste à passer des commandes automatiquement lorsque les niveaux de stock atteignent un seuil critique, réduisant ainsi le temps de traitement.