Les indicateurs de performance pour les e-achats

KPI est l’acronyme de Key Performance Indicator. On le trouve parfois sous la forme francisée ICP, pour Indicateurs Clés de Performance. De nombreux services y ont recours pour mesurer l’efficacité globale d’un dispositif. Qu’il soit commercial, marketing, managérial, ou qu’il concerne le web, notamment pour toute la partie e-commerce.

Ces indicateurs de performance proviennent d’outils d'analyse et font l’objet de reporting. Afin de permettre le pilotage des achats, les KPIs sont rassemblés dans un tableau de bord, appelé aussi dashboard. Ces solutions sont connectées au système d’information, à l’ERP ou au logiciel de gestion des achats. Elles permettent de générer des tableaux de bord préconfigurés et des rapports personnalisables, en fonction des indicateurs de chaque service : achats, comptabilité, financier, juridique.

Parmi les critères de performance des achats, ceux qui sont prioritaires concernent les coûts, les délais et la qualité des produits ou des services. Mais de nouvelles attentes ont émergé ces dernières années, comme la mesure de la performance RSE et celle de la qualité de la relation avec les fournisseurs.

Trois grandes thématiques sont concernées par l’évaluation des performances. Il s’agit de l’efficacité des services achats, le respect des conditions générales négociées avec chacun des fournisseurs, et le suivi des habitudes d’achats internes à l’entreprise.

Efficacité des services achats

Comment mesurer, de façon pertinente, la productivité d’un service achat ? Il convient de considérer son coût total de fonctionnement, à savoir les économies réalisées au regard du temps passé par les acheteurs. Et plus globalement, le coût total d’acquisition ou TCO (Total Cost of Ownership) prenant en compte à la fois les coûts directs et indirects, ou cachés. Cela revient donc à calculer le ROI ou retour sur investissement.

Le second indicateur clé concerne la répartition des achats directs gérés par le service achats vs les achats indirects non stratégiques, dits «sauvages». Il est en effet important que les données analysées soient effectivement celles imputées au service achats.

Respect des conditions générales de vente

S’assurer que les fournisseurs respectent leurs engagements est bien entendu déterminant. Cela s’applique autant pour le respect des prix négociés que pour le respect des délais de livraison. Deux facteurs clés qui peuvent se révéler très préjudiciables pour l’entreprise, s’ils ne sont pas conformes aux contrats.

Respect des procédures d’achat en interne

Le processus de digitalisation des achats suppose une transformation des habitudes d’achat au sein de l’entreprise. Il s’agit ici de mesurer le taux d’achat hors contrat et le manque à gagner financier pour ces achats qui sortent des conditions négociées. La rapidité et la fluidité des commandes passées via une solution d’e-procurement font aussi l’objet de mesures pour déterminer la durée du processus d’achat.

Pour maximiser l'efficacité des KPIs achats, il est crucial d’intégrer ces indicateurs dans une stratégie d'achats bien définie. En effet, les KPIs permettent non seulement de suivre la performance de la fonction achat, mais aussi d’identifier les opportunités de réduction des coûts et d'amélioration continue. Par exemple, en mesurant régulièrement la part des achats directs par rapport aux achats indirects, les entreprises peuvent ajuster leurs plans d'action pour mieux aligner leurs pratiques d'achat avec les objectifs stratégiques globaux. De plus, la mise en place de KPIs spécifiques, tels que le coût total d’acquisition ou le taux de respect des procédures internes, contribue à une contribution réelle à la performance globale de l’entreprise. En fin de compte, choisir les différents indicateurs pertinents est essentiel pour garantir que les achats représentent un levier de compétitivité et non une simple fonction de soutien.

Suivre et analyser les données collectées via une solution logicielle dédiée permet aux directions achats d’avoir, à l’instant T, une photographie très précise des dépenses engagées, comparativement au budget prévisionnel alloué. Des alertes peuvent être programmées afin que les directions achats soient immédiatement informées lorsqu’un indicateur clé franchit le seuil autorisé. Cette veille en temps réel permet d’évaluer les performances des investissements. C’est aussi un atout précieux pour anticiper les tendances et prendre rapidement les décisions stratégiques qui s’imposent.

En matière d’e-procurement, la mesure de performance concerne donc principalement des indicateurs clés liés à la productivité et à la rentabilité des services achats. Mais ce peut être également un excellent outil de management pour motiver, fédérer et sensibiliser les équipes aux enjeux de demain. Enfin, ces mesures associées à la performance RSE permettent aux entreprises d’aller encore plus loin dans leurs engagements environnementaux et éthiques.