Pourquoi et comment mesurer la performance de ses stocks ? Avec quels indicateurs et quelles solutions ?

Pourquoi mesurer la performance des stocks ? Si la question semble évidente pour une entreprise industrielle, sa réponse est plus complexe et multiple. Car mesurer la performance des stocks est crucial pour une entreprise. Grâce à cela, il sera possible afin d’éviter la rupture de stock, véritable bête noire pour les entreprises qui non seulement subissent un manque à gagner et ternissent leur image vis-à-vis de leurs clients.

À l’inverse, les « surstocks » présentent aussi un risque cette fois plus subtile ; à trop prévoir, on stocke un nombre très important de pièces, ce qui coûte cher en matière d’espace (et de place disponible qui aurait pu servir à autre chose), en frais de location d'entrepôt, en assurances, voire en termes de dépréciation du foncier… et ce tout en risquant pour certaines de ces pièces de tomber dans l’oubli, de se détériorer mais aussi de devenir obsolètes – entraînant* de facto *des pertes financières (réapprovisionnements urgents, aux transports express, ou aux remises pour écouler des stocks excédentaires).

Donc en plus de faire la chasse aux stocks dormants et mieux rationaliser son magasin, mesurer l’état de ses stocks permet de faire des économies substantielles et d’accroître la satisfaction de ses clients en leur assurant une fluidité dans le process et la livraison de leurs produits. Cela évite les coûts supplémentaires liés aux erreurs de gestion des stocks, réduit les risques pesant sur la qualité et la trésorerie mais aussi sur la flexibilité financière de l’entreprise ainsi que sur le portefeuille de clients.

Du point de vue du service Achats, la mauvaise gestion des stocks peut provoquer des surcoûts induits par des achats d'urgence à des prix supérieurs – tout comme les frais de transport – et bien d’autres dépenses imprévues. Mal mesurés, les stocks perturbent la planification des achats en rendant plus difficile l'estimation des besoins futurs et la négociation de contrats avantageux avec les fournisseurs. Ils entraînent également des pénuries et donc des retards dans la chaîne logistique, affectant la production ainsi que la livraison des produits finis.

On l’a vu, la gestion inadéquate des stocks dans le service achat d'une entreprise industrielle peut avoir des conséquences financières, opérationnelles et relationnelles significatives, parfois irréparables. C’est pourquoi les responsables Achats ont recours à différentes méthodes permettant de mesurer l’état et la performance de leurs stocks, à commencer par la méthode dite ABC.

Le principe ? Séparer les pièces en trois groupes ( classe A, classe B et classe C) selon leur criticité, les pièces de classe A étant les plus critiques et donc exigent un suivi renforcé par rapport aux autres ; celles-ci représentent généralement 20% de l’inventaire. Puis viennent les pièces de classe B (environ 30%) suivies des « classe C ».

Dans la même veine figure la méthode de notation dite PIEU (incidence de la Panne, Importance de l’équipement, État de l’équipement, taux d’Utilisation de l’équipement). Là aussi l’objectif est de classer les pièces en fonction de leur criticité.

Une fois les pièces et les actifs du magasin classifiées, il est important de s’équiper d’un outil numérique de gestion des stocks afin d’être en mesure de suivre en temps réel les mouvements d’entrée-sorties, identifier les tendances et d’anticiper les besoins de la production ou de la maintenance. C’est le cas des logiciels de gestion d’entrepôts et de magasin ainsi que des systèmes de gestion des stocks (SGS), lesquels permettent de suivre en temps réel les niveaux de stock, d'automatiser les réapprovisionnements, et de générer des rapports analytiques.

Autre outil intéressant, la GMAO (gestion de la maintenance par ordinateur) dont les logiciels sont bien souvent équipés de modules de gestion des stocks. Une solution MES (Manufacturing Execution System), lorsque l’entreprise en dispose, se révèle aussi très utile et riche en données dans la mesure où les informations remontent en temps réel vers l’ERP qui, en intégrant des données de gestion des stocks de l'entreprise, assurera une coordination efficace entre les différents services, à commencer par les Achats.

Autres technologies en vogue, les magasins automatisés présentent eux aussi l’avantage de fournir en temps réel ou du moins en automatique les informations nécessaires des mouvements de stocks. En outre, des systèmes de localisation avancés tels que la géolocalisation des stocks à l'intérieur des entrepôts facilitent la mise en place d'inventaires efficaces et la réduction des erreurs de picking.

Quant aux capteurs et aux objets connectés (IoT) disposés sur les bacs de stockage et les étagères, ils permettent à leur tour de surveiller en temps réel les niveaux de stock, les conditions de stockage et automatiser les processus de réapprovisionnement.

Enfin, l'utilisation de codes à barres et de la technologie RFID (Radio-Frequency Identification) pour étiqueter et suivre individuellement les pièces de rechanger permet une gestion plus fine des mouvements de stocks et une localisation rapide des pièces nécessaires – offrant au service Achat une vision à la fois globale et précise, et lui évite ainsi de lancer de nouvelles commandes.

Une fois ces différentes technologies mises en place (en fonction des besoins de l’entreprise bien entendu), le service Achats peut bénéficier des précieuses informations extraites à travers des indicateurs clés de performance spécifiques aux stocks (appelés aussi « KPIs »). Le but est de mesurer et d’analyser efficacement les performances, et ainsi anticiper les besoins et affiner sa stratégie. Il s’agit de paramètres permettant de surveiller la disponibilité des stocks ainsi que l’entrée et la sortie des produits.

Plusieurs KPIs clés existent, à commencer par le taux de rotation des pièces détachées ; l’objectif de cet indicateur est d’éviter le potentiel blocage d’un équipement grâce à une hausse anticipée du stockage de certaines pièces ciblées, avec la mise en œuvre de seuils minimum et de réapprovisionnement. Mais il existe d’autres avantages, à commencer par la possibilité pour le service de suivre la valeur du stock dans le temps. Enfin, notons que ce KPI aide à identifier et ainsi se débarrasser des stocks dormants.

D’autres indicateurs se révèlent incontournables, comme le stock moyen (volume moyen de produits stocké dans l’installation sur une période déterminée), sa durée (en fonction de l’utilisation des pièces, outils et autres consommés sur une période donnée), le stock optimal (quantité exacte dont un entrepôt a besoin) ou encore la perte de stock moyenne (pertes dues à de multiples raisons à commencer par le vol, l’incendie ou encore la mauvaise gestion administrative…). Une vision des stocks offre enfin l’avantage d’éviter les doublons et de lancer encore une commande alors que les pièces dorment déjà dans un des magasins de la société – ou du groupe lorsqu’il s’agit d’une configuration multisite.