P2P (procure to pay) au cœur du processus d’optimisation des achats

Pour les activités B2B (Business to Business), P2P est le sigle utilisé pour « Procure to Pay », signifiant « de l’achat au paiement ». Il est aussi courant de rencontrer la dénomination « Purchase to Pay », qui fait référence au processus procure-to-pay. Un sigle à ne pas confondre avec le « Peer to Peer » ou « pair à pair » qui permet à deux internautes d’échanger des fichiers, mais qui n'est pas une solution p2p pour la gestion des transactions financières. Pour vous y retrouver dans la jungle de tous ces sigles et acronymes, consultez le glossaire de notre livre blanc consacré à la digitalisation des achats sur notre site internet.

Le P2P est donc l’ensemble du processus d’achat dématérialisé d’une entreprise. Avec une solution Procure to Pay, la digitalisation, et par conséquent l’automatisation, se font de bout en bout, depuis la recherche des produits ou services, la gestion du bon de commande, la réception des factures, jusqu’au paiement.

Le processus P2P débute après la phase d’e-sourcing, lorsque les fournisseurs ont été identifiés, référencés, et leurs catalogues produits intégrés dans une solution p2p. d’e-procurement(voir aussi les précédents articles sur le catalogue hébergé ou Punch out).

Chaque acheteur disposant d’un accès à la solution procure-to-pay, solution d’approvisionnement en ligne, peut alors commander ses produits auprès des fournisseurs agréés par la direction des achats et son rôle dans le processus procure-to-pay, qui doit être optimisé pour réduire les délais. Après une approbation automatisée de la commande, selon des critères définis en amont par le service achats, un bon de commande électronique est envoyé au fournisseur. Puis la confirmation de la commande est reçue en retour. Une fois la livraison réceptionnée et validée, la facture est comparée au bon de livraison validé par l’acheteur. Le paiement électronique est alors déclenché, selon les conditions générales de ventes validées entre l’entreprise et le fournisseur. Sans oublier l’enregistrement et la mise à jour automatique des registres comptables.

Si le Procure to Pay est un vaste processus, long et complexe à déployer, différentes solutions, suites ou modules, sont proposées pour en faciliter la mise en œuvre et améliorer la validation des dépenses. Parmi les plus connues, notamment chez les éditeurs d’ERP, citons SAP Ariba Buying and Invoicing, Oracle Procurement, Proactis ou encore Ivalua. L’enjeu est bel et bien de pouvoir gérer les achats et donc les dépenses dans leur globalité, tout en maîtrisant le cycle fournisseur de A à Z, notamment à travers l'automatisation des processus.

Exemples de fonctionnalités :

• Centralisation des données pour un meilleur pilotage des achats
• Automatisation du processus de facturation
• Reconnaissance automatique des caractères pour lire les bons de commandes et éditer les factures
• Gestion des coûts et des risques dans le processus achats.
• Gestion de la conformité
• Amélioration de la visibilité des paiements grâce à l'automatisation des processus, ce qui réduit les délais de paiement.
• Analyse des dépenses pour mieux maîtriser le processus achats et optimiser les délais de paiement.
• Amélioration de la gestion des fournisseurs grâce à une meilleure définition et bénéfices du processus procure-to-pay.

Réduction des coûts

Depuis le 1er janvier 2020, toute entreprise traitant avec le secteur public doit transmettre ses factures sous format électronique pour améliorer la comptabilité et le cycle procure-to-pay. Or aujourd’hui, si 75 % des entreprises de 500 salariés et plus ont mis en place une solution de facturation électronique, 45 % de celles employant entre 250 et 499 collaborateurs ne disposent pas encore d’une solution dématérialisée (étude IFOP septembre 2021). Avec un coût de 35 milliards d’euros chaque année en France, la dématérialisation des factures s’avère être une manne financière et une source d’économie importante. En effet, pour une facture papier émise, le coût global s'élève à 9 euros contre 3 euros lorsqu'elle est dématérialisée, ce qui permet de réduire les coûts. Un budget qui serait donc divisé par 3 pour les entreprises, facilitant ainsi la validation des dépenses.

Meilleure rentabilité et réduction des risques d’erreurs

En supprimant tous les traitements manuels, l’automatisation des tâches administratives accélère le processus d’achat, permettant aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Au gain de productivité s’ajoutent une diminution des erreurs de saisies, de la duplication de factures ou encore des règlements erronés, ce qui améliore le cycle procure-to-pay.

Véritable levier de croissance pour l’entreprise, la digitalisation des achats passe inévitablement par le P2P. Les enjeux sont considérables, du point de vue financier mais aussi de la sécurisation du processus d’achat. Pour avoir des indicateurs de performances au vert, optimiser son SI achats est donc stratégique dans le cadre d'un processus procure-to-pay.